Hoe werkt een ERP?

Wat is een ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is een business process management software die je als bedrijf in staat stelt een systeem van geïntegreerde applicaties te gebruiken om je bedrijf beter te beheren. Een goede ERP-software integreert alle aspecten van een bedrijf (productplanning, ontwikkeling, productie, sales, marketing,…) in één pakket. Dankzij een ERP-systeem worden veel bedrijfsprocessen geautomatiseerd, wat de kosten doet dalen en de productiviteit doet stijgen.

Tegenwoordig zijn ERP-systemen voor duizenden KMO’s niet meer weg te denken. Voor hen is ERP net zo onmisbaar als de zuurstof die ze inademen.

Voordelen van een ERP

Lagere operationele kosten

Door het stroomlijnen van zo goed als alle bedrijfsprocessen in een volledig geïntegreerde Enterprise Resource Planning verminder je aanzienlijk je overheadkosten. Dankzij de ERP kunnen productie, aankoop, verkoop, boekhouding, klantenservice, marketing, enzovoort beter samenwerken met behulp van real-time gegevens.

Hierdoor ontstaat er een geïntegreerde organisatie die efficiënter samenwerkt en waarbij de operationele kosten binnen het vooropgestelde budget blijft.

Verhoogt de databeveiliging

Een ERP-oplossing wordt geleverd met de nodige firewalls en toegangscontroles om te voorkomen dat er gegevenslekken ontstaan. Daarnaast heeft een ERP slechts één datawarehouse waar de toegangspunten nauwlettend worden bewaakt. Op deze manier krijgt de admin de flexibiliteit om de gevoelige gegevens te vergrendelen zonder de toegang tot andere informatie te beperken.

Dit resulteert in een grotere controle en beschikbaarheid van informatie voor een bredere gebruikersbasis.

Verhoogt de productiviteit van alle gebruikers

Een geïntegreerd ERP-systeem verbetert, door de geautomatiseerde workflow verwerking, alle communicatie tussen bedrijfsprocessen en -afdelingen in je bedrijf. Iedereen kan dezelfde informatie ophalen, zodat de rapportage consistenter en nauwkeuriger wordt, wat uiteindelijk de productiviteit verbetert. Gedaan met tijd te verliezen om de juiste data, rapportage, en dergelijke te zoeken.

Versterkt de samenwerking

De data-interactie over de bedrijfsafdelingen heen versterkt de samenwerking in je hele organisatie. Elk gegevensbestand dat op één afdeling wordt bijgewerkt, is in de hele organisatie in real-time zichtbaar, waardoor het tempo van de dagelijkse werkzaamheden wordt versneld. 

Bovendien maakt de cloud het nog makkelijker om samen te werken. De meeste ERP’s zijn dan ook toegankelijk voor je eigen smartphones, tablet en laptop zodat je niet meer enkel via je bedrijfscomputer de date kunt bekijken.

Een opsomming van specifieke zakelijke voordelen van een ERP

  • Lagere beheer- en operationele kosten door uniforme, gëintegreerde systemen
  • Consistente infrastructuur: van de back-office tot de front-office waarmee iedereen dezelfde uitstraling zal hebben
  • Verbeterd zakelijk inzicht door realtime informatie
  • Verbeterde samenwerking tussen alle werknemers omdat ze alle data delen (offertes, contracten, uitgaven, en meer)
  • Verbeterde efficiëntie door duidelijke gedefinieerde bedrijfsprocessen en een gemeenschappelijke gebruikservaring
  • Verminderd risico door een verbeterde data-integratie en een betere financiële controle
  • Efficiënter gebruik van data omdat iedereen hetzelfde gemeenschappelijke systeem hanteert
  • Lagere operationele kosten door de uniforme bedrijfsprocessen en de gedeelde best practices

Waarom nemen bedrijven een ERP?

58%

verouderde hardware en software

54%

integratie van processen

50%

problemen bij verwerking bestellingen oplossen

38%

dataduplicatie voorkomen

30%

terugbrengen van overbodige inventaris

Wat zijn de challenges van een ERP?

Het implementeren van Enterprise Resource Planning Software is een gigantische en complexe taak. Om het voor elkaar te krijgen heb je een zorgvuldige planning, precisie-integratie en de juiste mix van getalenteerde ERP-implementatiemiddelen nodig.

Om voor een minimale verstoring van hun activiteiten te zorgen, huren bedrijven dan ook vaak ervaren technologiepartners in om ERP-systemen te implementeren. Ook zij worden nog geconfronteerd met complexe uitdagingen voor, tijdens en na een succesvolle ERP-implementatie.

Beperkte kennis over ERP

De meeste bedrijven hebben een beperkt besef van alle mogelijkheden van een ERP-systeem. Ze missen de kennis en de technische expertise om een geschikte ERP-oplossing voor hun bedrijf te kiezen en te implementeren. Dit kan echter worden beperkt door het selecteren van de juiste ERP-partner die deze gecompliceerde zaak kan plannen en uitvoeren.

Misvattingen overwinnen

Het is een misvatting bij KMO’s dat een ERP-software enkel voor grote multinationals is. De meeste KMO’s houden dan ook een ERP-systeem tegen omdat ze verkeerdelijk denken dat de aankoopprijs enorm hoog is, dat de implementatie te complex is voor hen, dat het hen teveel tijd en geld kost om het up-to-date te houden, enzovoort.

Hoewel het net bewezen is dat een Enterprise Resource Planning systeem voor een efficiënter bedrijf zorg dat veel tijd en kosten bespaart.

Verzet van werknemers

Het implementeren van een ERP brengt een grote verandering in de meeste organisaties teweeg, omdat het een systematische workflow en een dynamische werkomgeving toevoegt.

De noodzakelijke updates en regelmatige trainingen op een nieuwe software betekent dat medewerkers hun huidige werkprocessen moeten aanpassen. Dit wordt bemoeilijkt doordat de gebruikersinterface soms verandert en ze daarbij sommige functies niet meer terug vinden op de plaats waar ze vroeger stonden.

Dit alles leidt ertoe dat sommige medewerkers zich verzetten tegen een grote verstoring van hun bestaande werkpatronen. Een gefaseerde implementatie samen met een geïnformeerde training kan zorgen voor een soepele overgang van een oude logge software naar het nieuwe efficiëntere ERP-systeem.

ERP is commonly misperceived as a computer system. Not So.
It’s a people system made possible by the computer software and hardware. 

Thomas Wallece & Michael Kremzar 

Wat is het verschil tussen een CRM en een ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM) zijn in veel opzichten vergelijkbaar met elkaar. Ze worden beide gebruikt om de totale winstgevendheid van een bedrijf te verhogen.

Beide systemen overlappen elkaar op sommige gebieden, en kunnen volledig worden geïntegreerd in andere systemen. Omdat hun kernfunctionaliteiten echter totaal verschillend zijn, kan je ze het beste eerst als afzonderlijke, op zichzelf staande systemen bekijken. Wanneer ze afzonderlijk worden bekeken, is het gemakkelijker om te zien hoe ERP en CRM elk een rol spelen bij het verbeteren van de efficiëntie en het verhogen van de omzet.

ERP- en CRM-systemen maken gebruik van verschillende benaderingen om de winstgevendheid van je bedrijf te verhogen. Een Enterprise Resource Planning richt zich op het verminderen van de overheadkosten en het verlagen van de algemene kosten. Door bedrijfsprocessen efficiënter te maken, vermindert een ERP de hoeveelheid kapitaal die je aan processen besteed. Vooral back-office taken zullen baat hebben bij een goede ERP, terwijl een CRM zich focust op de front-office activiteiten.  Een CRM werkt dan ook aan het verhogen van de winst door het produceren van een groter verkoopvolume.

CRM
ERP
Structureren van marketing activiteiten
Distributie van procesmanagement
Management van de sales pipeline
Beheer van de toeleveringsketen
Berekenen van de tijd tussen leads en sales
Kennisbank van diensten
Stroomlijnen van verkoopprocessen
Nauwkeurigheid van financiële data verbeteren
Automatiseren van customer service
Project Planning verbeteren
Opvolgen van alle interacties met je klant
Kritische bedrijfsprocedures standaardiseren
Data rapportages maken
Overbodige taken verminderen
Weten wanneer welke producten het meest verkocht worden
Zakelijke behoeften beter beoordelen
Leads prioriteren
Lagere kosten van inkopen
Inventaris managen op basis van historische data
Beter beheer van personeelszaken
Samenwerken om als een team te verkopen
Betere administratie van payroll
Management van leads en contacten
Klantenprofielen delen met collega’s
Oorsprong van leads weten (kanaal, campagne,…)

Welke data integreren in je ERP?

Er zijn basisfunctionaliteiten die in vrijwel elk bedrijf terugkomen en die essentieel zijn. Deze vallen bij de meeste ERP-systemen in een soort standaardpakket.

Warehouse

Management

Voorraadbeheer

Project

Management

Product Data 

Management

(PDM)

Document

Management

(DSM)

Project

Management

Financieel beheer

Quality

Management

Human Resource

Management

(HRM)

Business

Intelligence (BI)

Supply Chain

Management

Productieplanning

Customer

Relationship

Management

(CRM)

Wat zijn de ERP-trends?

Het ERP-landschap verandert niet zo snel in vergelijking met andere sectoren. De laatste jaren zien we echter nieuwe technologische trends die alles fundamenteel verschuiven. Deze nieuwe trends hebben dan ook een grote impact op de groei van ERP-softwares voor ondernemingen:

Mobiele ERP

Leidinggevenden en medewerkers willen real-time toegang tot alle informatie, ongeacht waar ze zich bevinden. De verwachting is dat bedrijven mobiele ERP zullen omarmen voor de rapporten, dashboards en de belangrijkste bedrijfsprocessen overal en altijd te kunnen raadplegen.

Cloud ERP

De cloud is al enkele jaren aan het oprukken, maar veel ERP-gebruikers zijn terughoudend geweest om gegevens in de cloud te plaatsen. Deze terughoudendheid is echter geleidelijk aan aan het verdampen, naarmate de voordelen van de cloud steeds duidelijker worden.

Social ERP

Er is veel hype geweest rond sociale media en hoe belangrijk het is om het toe te voegen aan ERP-systemen. Sommigen vragen zich echter af of er echt veel winst te behalen valt met de integratie van social media met een Enterprise Resource Planning systeem.

Tweeledige ERP

Veel ondernemingen hebben geprobeerd een allesomvattend ERP-systeem te bouwen om elk aspect van de organisatiesystemen te verzorgen. Maar sommige dure mislukkingen hebben geleidelijk aan een verandering in de strategie teweeggebracht. Meer en meer zien we tweeledig ERP-systemen. 

Een ERP-workflow voorbeeld

Orders komen binnen

Een bedrijf krijgt diverse orders binnen voor verschillende onderdelen.

Controle voorrraad

Het systeem controleert direct de voorraden en stuurt automatisch inkooporders naar verschillende leveranciers.

Productie planning

Het systeem zal personeel inplannen om deze orders te produceren.

Logistieke planning

De logistiek wordt ingepland (vrachtwagens gereserveerd, orders naar juiste eindbestemming).

Financiele afhandeling

De financiële afhandeling wordt automatisch door de software verwerkt.

Update klantenfiche

De gegevens van de orders worden toegevoegd aan de betreffende klantgegevens.

Tunity, jouw partner in 
bedrijfsstrategie
development
bedrijfssystemen

Relevante blogberichten

Thoughts

Tunity Thoughts – Nieuwe Facebook & Instagram Layout Features

Zoals we al wel weten innoveert Facebook graag op vlak van speelsheid. We kregen al verschillende updates voor het posten van tekst en afbeeldingen, maar

Ontdek meer »
General

Dit is wat een strategische partner onderscheidt van een traditioneel digital agency

Klant is koning? Ja, wij schrijven, onderzoeken, designen, ontwikkelen, creëren en bedenken. We posten en plannen, analyseren en optimaliseren, filmen en dirigeren. Wat we niet

Ontdek meer »