Het Coronavirus zorgt ervoor dat bedrijven over de hele wereld verplicht zijn om hun werknemers thuis of op afstand te laten werken. Voor de komende 2 tot 3 weken wordt dit de nieuwe norm. Dit is niet altijd even makkelijk voor iedereen door bepaalde omstandigheden, zoals kinderen, andere huisgenoten of geen goede werkplek ter beschikking hebben.

Ook bij Tunity werken zoveel mogelijk van de werknemers van thuis uit. Zo brengen we de gezondheid van onze collega’s niet in gevaar en beperken we de verspreiding van het virus, op onze eigen manier. Voor de een is thuiswerken meer vanzelfsprekend dan voor de ander. Want hoe blijf je productief aan het werken in een nieuwe omgeving? 

Er zijn heel wat manieren om goede resultaten te leveren én te voorkomen dat je gek of eenzaam wordt, van het creëren van een geschikte werkplek, het opstellen van een schema tot de manier waarop je met je team communiceert.

Tunity deelt graag zijn tips en tricks over hoe zijn werknemers productief thuiswerken in tijden van Corona Crisis.

Blijven communiceren is key.

In een crisisperiode als deze, waarin iedereen die kan verplicht thuis moet werken is het uiterst belangrijk om contact te houden met je collega’s en werkgever. Wat niet altijd een makkelijke opdracht is, omdat je niet zoals op kantoor iedereen per direct kan aanspreken. Gelukkig zijn er heel wat online tools om de communicatie in goede banen te leiden, zodat je precies weet wat er van je verwacht wordt op welk moment.

Bij Tunity gebruiken we tools als Slack, om snel te communiceren met elkaar, taken op te volgen, elkaar te helpen met het uitvoeren van opdrachten en informatie door te spelen naar elkaar. 

Alles zomaar cancellen is onmogelijk, ook belangrijke meetings met klanten of onder het team niet. Hier komen Zoom en Skype van pas! Met een paar klikken ben je verbonden met elkaar en kan de meeting gewoon verder gaan, maar dan van thuis uit. 

Blijven communiceren met je collega’s, zowel via chat als face-to-face over het internet, is belangrijk om een eenzaam of geïsoleerd gevoel tegen te gaan. Ook voor degenen die eraan gewend zijn om vanuit huis te werken. Zeker in zeldzame situatie als deze waarbij je voor lange tijd thuis zal zijn.

Creëer je eigen werkplek @ home.

Thuiswerken betekent niet dat je heel de dag in je pyjama achter je computer moet hangen, want zo ga je al snel je productiviteit verliezen. Zorg ervoor dat je een echte routine creëert, net zoals je doet wanneer je wel gewoon op kantoor werkt. 

Geen woon-werk verkeer betekent ook meer tijd om ‘s ochtends rustig te ontwaken en je klaar te stomen voor je werkdag. Neem een douche, kleed je aan, drink een koffie en vergeet niet te ontbijten. Zo kan je fris en monter aan je werkdag starten. Kruip dus zeker niet vanuit je bed meteen achter je bureau!

Niet iedereen heeft een goed uitgeruste kantoorruimte of bureau thuis, maar dat wil niet zeggen dat je in bed moet gaan liggen met je laptop op je schoot. Zo gaat je productiviteit héél snel verdwijnen en dat wil je vermijden. Probeer zo veel mogelijk een “kantoor” na te bouwen door je ver weg van alle afleiding te zetten en op een rechtopstaande stoel te gaan zitten. Houdt je thuis, net zoals op kantoor, aan een clean desk policy. 

Zorg voor een rustige omgeving, ook met kinderen in huis.

Laat ook je omgeving weten dat je werkt. Spreek samen met je familieleden, kinderen of huisgenoten duidelijke signalen af, zoals een gesloten deur betekent niet storen, zodat je ongestoord productief kan werken. In een werkruimte waar je niet gestoord wordt en je geconcentreerd kan werken, is het stukken makkelijker om thuis te werken. 

Maar hoe werk je nu twee tot drie weken thuis mét kinderen? We begrijpen dat dit een hele opgave is, en je werkgever weet dit ook. Het belangrijkste is een goede balans tussen werk en privé creëren en je daar ook aan houden. Stem je werkuren dus goed af met je gezin, en neem ook tijd voor hen. Werk dus niet tot in de late uurtjes door!

Begin met de belangrijkste taken van de dag, maar zorg voor een realistische planning want met kinderen in de buurt kan er hier en daar al eens iets wijzigen. Maak ook tijd om even samen een pauze te nemen, ‘s middags samen lunchen bijvoorbeeld en ga samen weer aan het “werk”. Creeër net als voor jezelf, ook een “werkplek” voor je kinderen waar ze hun huiswerk kunnen maken of ongestoord kunnen knutselen, tekenen, spelen, enzovoort. 

Zonder je niet af van de buitenwereld.

Toch kan het voor sommige, zelfs met deze hulpmiddelen, een hele stap zijn om voor een lange periode thuis te werken. De overgang van een kantoor naar een thuisomgeving vraagt tijd om aan te wennen. Het Coronavirus zorgt voor een extreme thuiswerk situatie, waarin het niet duidelijk is hoe lang we zullen thuis zitten. 

Dat laatste maakt het voor velen extra moeilijk, omdat langdurig isolement gevolgen kan hebben voor het moreel en de productiviteit, tot zelfs kans op depressies. Als team blijven communiceren met elkaar, ook over leuke, luchtige dingen is dus de boodschap.

Laat je niet teveel afleiden door de negatieve krantenkoppen en artikels die op sociale media verschijnen. Het is voor iedereen een stressvolle periode, we maken ons allemaal zorgen over zieke of oudere dierbaren, zien iedereen toiletpapier hamsteren en zijn daardoor sneller geneigd ons werk op de lange baan te schuiven. Maar hoe meer moeite je doet om met collega’s te communiceren, hoe meer kans je hebt om gevoelens van isolement te vermijden. Twee tot vier weken fulltime thuiswerken is lang, maar haalbaar. Als manager of werkgever is het jouw taak om “cheerleader” te zijn van je werknemers. 

Make a plan, take a break.

Het belang van een goed ingedeelde dagplanning ligt in het effectief “afwerken” van je dag. Door thuis te werken is het makkelijker om te denken “ik werk vanavond nog wel langer door”, maar het is net belangrijk om dit te vermijden. Je sluit elke thuiswerkdag best af op een normaal uur, om daarna tijd te nemen voor ontspanning. Als je tot in de late uurtjes blijft verder werken ga je al snel het gevoel krijgen dat je non-stop aan het werken bent, en heel je ritme in de war gooien. 

Maak, zoals anders, een planning per dag en probeer je daaraan te houden. Begin met dringende taken die je zeker afgewerkt moet/wil hebben, neem tijd om te lunchen en werk dan weer met volle concentratie verder aan je to-do lijst. 

Denk ook aan voldoende pauzes, omdat je thuis sneller je concentratie kan verliezen dan op kantoor. Middagdipje? Ga even wandelen, want dat mag ondanks Corona nog wel! 

De tips van Tunity op een rijtje:

  • creeër je eigen werkplek
  • creeër je eigen ritme
  • stel een planning op
  • blijf communiceren, ook van op afstand!
  • begin met de belangrijkste taken
  • neem voldoende pauze
  • denk aan je gezondheid
  • zorg voor luchtige communicatie om de sfeer te behouden
  • zonder je niet af van de buitenwereld