Remote werken in tijden van corona

In een crisisperiode als deze, waarin iedereen die kan verplicht thuis moet werken, is het uiterst belangrijk om contact te houden met je collega’s en werkgever. Wat niet altijd een makkelijke opdracht is, omdat je niet iedereen meteen kan aanspreken zoals op kantoor. Gelukkig zijn er heel wat online tools om de communicatie in goede banen te leiden, zodat je precies weet wat en op welk moment er iets van je verwacht wordt.

Bij Tunity gebruiken we tools als Slack, om snel met elkaar te communiceren, taken op te volgen, elkaar te helpen met het uitvoeren van opdrachten en informatie door te spelen naar elkaar.

Alles zomaar annuleren is onmogelijk, ook belangrijke meetings met klanten of onderling met het team niet. Hier komen Zoom en Skype van pas! In slechts een paar klikken ben je verbonden met elkaar en kan de meeting gewoon verder gaan, maar dan van thuis uit.

Blijven communiceren met je collega’s, zowel via chat als face-to-face via het internet, is belangrijk om een eenzaam of geïsoleerd gevoel tegen te gaan. Ook voor degenen die eraan gewend zijn om vanuit huis te werken. Zeker in zeldzame situaties als deze waarbij je voor lange tijd thuis zal zijn.

Thuiswerken betekent niet dat je heel de dag in je pyjama achter je computer moet hangen, want zo ga je al snel je productiviteit verliezen. Zorg ervoor dat je een echte routine creëert, net zoals je doet wanneer je wel gewoon op kantoor werkt.

Geen woon-werkverkeer betekent ook meer tijd om ‘s ochtends rustig te ontwaken en je klaar te stomen voor je werkdag. Neem een douche, kleed je aan, drink eventueel een koffietje (of nog beter: een watertje) en vergeet niet te ontbijten. Zo kan je fris en monter aan je werkdag starten. Kruip dus zeker niet vanuit je bed meteen achter je bureau!

Niet iedereen heeft een goed uitgeruste kantoorruimte of bureau thuis, maar dat wil niet zeggen dat je in bed moet gaan liggen met je laptop op je schoot. Zo gaat je productiviteit héél snel verdwijnen en dat wil je vermijden. Probeer zo veel mogelijk een “kantoor” na te bootsen door je ver weg van alle afleiding te zetten en op een rechtopstaande stoel te gaan zitten. Houd je thuis, net zoals op kantoor, aan een clean desk policy.

Laat ook je omgeving weten dat je werkt. Spreek samen met je familieleden, kinderen of huisgenoten duidelijke signalen af, zoals een gesloten deur betekent dat je niet gestoord wilt worden, zodat je productief kan werken. In een werkruimte waar je niet gestoord wordt en je geconcentreerd kan werken, is het stukken makkelijker om thuis te werken.

Maar hoe werk je nu twee tot drie weken thuis mét kinderen? We begrijpen dat dit een hele opgave is, en je werkgever weet dit ook. Het belangrijkste is een goede balans tussen je werk en privé te creëren en je daar ook aan te houden. Stem je werkuren dus goed af met je gezin, en schenk ook hen voldoende tijd en aandacht. Werk dus niet tot in de late uurtjes door!

Begin met de belangrijkste taken van de dag, maar zorg voor een realistische planning, want met kinderen in de buurt kan er hier en daar al eens iets wijzigen. Maak ook tijd om even samen een pauze te nemen, ‘s middags samen lunchen bijvoorbeeld. Ga vervolgens samen weer aan het “werk”. Creëer net als voor jezelf, ook een “werkplek” voor je kinderen waar ze hun huiswerk kunnen maken of ongestoord kunnen knutselen, tekenen, spelen, enzovoort.

Toch kan het voor sommigen, zelfs met die hulpmiddelen, een hele stap zijn om voor een lange periode thuis te werken. De overgang van een kantoor naar een thuisomgeving vraagt gewenningstijd. Het coronavirus zorgt voor een extreme thuiswerksituatie, waarin het niet duidelijk is hoelang we thuis zullen zitten.

Dat laatste maakt het voor velen extra moeilijk, omdat langdurig isolement gevolgen kan hebben voor het moreel en de productiviteit. In extreme gevallen kan het zelfs leiden tot depressies. Als team blijven communiceren met elkaar, ook over leuke, luchtige dingen is dus de boodschap.

Laat je niet te veel afleiden door de negatieve krantenkoppen en artikels die op sociale media verschijnen. Het is voor iedereen een stressvolle periode, we maken ons allemaal zorgen over zieke of oudere dierbaren, zien iedereen toiletpapier hamsteren en zijn daardoor sneller geneigd ons werk op de lange baan te schuiven. Maar hoe meer moeite je doet om met collega’s te communiceren, hoe meer kans je hebt om gevoelens van isolement te vermijden. Twee tot drie weken fulltime thuiswerken is lang, maar haalbaar. Als manager of werkgever is het jouw taak om “cheerleader” te zijn van je werknemers.

Het belang van een goed ingedeelde dagplanning ligt in het effectief “afwerken” van je dag. Door thuis te werken, is het makkelijker om te denken: “Ik werk vanavond nog wel langer door”, maar het is net belangrijk om dat te vermijden. Je sluit elke thuiswerkdag best op een normaal uur af, om daarna tijd te nemen voor ontspanning. Als je tot in de late uurtjes verder blijft werken, ga je al snel het gevoel krijgen dat je non-stop aan het werken bent, en ga je heel je ritme in de war gooien.

Maak, zoals normaal, een planning per dag en probeer je daaraan te houden. Begin met dringende taken die je zeker afgewerkt moet/wilt hebben, neem tijd om te lunchen en werk dan weer met volle concentratie verder aan je to-dolijst.

Denk ook aan voldoende pauzes, omdat je thuis sneller je concentratie kan verliezen dan op kantoor. Heb je een middagdipje? Ga even wandelen, want dat mag ondanks corona nog wel!

• creeër je eigen werkplek
• creeër je eigen ritme
• stel een planning op
• blijf communiceren, ook van op afstand
• begin met de belangrijkste taken
• neem voldoende pauzes
• denk aan je gezondheid
• zorg voor luchtige communicatie om de sfeer te behouden
• zonder je niet af van de buitenwereld